Консультации
Передача документов в архив
- При ликвидации государственных и муниципальных организаций документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в архивный отдел.
- При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передают на хранение в архивный отдел в упорядоченном состоянии на основании договора.
- Физические лица - собственники или владельцы личных документов могут передать их на хранение в архив. Прием документов личного происхождения и фотодокументов осуществляется на основании договора между владельцем и архивом по сдаточной описи. При этом условия хранения документов определяется их собственниками или владельцами с соблюдением норм хранения.
Документы поступают в архив в упорядоченном состоянии, после проведения комплекса работ по формированию документов в дела (единицы хранения), оформлению дел в соответствии с нормативными требованиями.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой к месту хранения, выполняются за счет организаций, передающих документы.
При организации работы по упорядочению документов рекомендуется использовать «Основные Правила работы архива организации», М., 2002.
(см. в разделе «Официальные документы»).
Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации
2.1. Учредительные документы (Устав или Положение, свидетельство о регистрации или документы о создании, документ о ликвидации, приказы о переименованиях и др.);
2.2. Приказы или распоряжения по личному составу (прием, перевод, увольнение);
2.3. Трудовые договоры, соглашения, договоры подряда;
2.4. Личные карточки ф. Т-2 (в том числе временных работников);
2.5. Личные дела уволенных сотрудников;
2.6.Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы;
2.7. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.);
2.8. Акты о несчастных случаях;
2.9. Штатные расписания;
2.10. Журналы движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги и другие документы, подтверждающие трудовой стаж и оплату труда;
2.11. Табели и наряды работников вредных профессий;
2.12. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологического процесса (при наличии таковых на предприятии);
2.13. Историческая справка в 1 экземпляре + электронный экземпляр.
Схема составления исторической справки организации
1. Полное наименование организации и ведомства, которому оно подчинено (без сокращений)
2. Юридический адрес организации
3.Дата образования организации,
этапы реорганизации, изменения в названии организации, ее профиля и структуры с изложением причин их вызвавших
(указать основания – дату и номер документа)
4.Основные виды и направления деятельности организации
5.Количество, состав и крайние даты документов, хранящихся в организации
6.Характеристика физического состояния документов (подшиты, составлены описи и др.)
7.Условия хранения документов.
8.Факты утраты документов.
Руководитель организации подпись расшифровка подписи
